Sistema de Apoio à Planilha

Você sabe o que quer dizer SAP? Sistema de Apoio à Planilha. Apesar de toda a graça a piada esconde um fato muito constrangedor para todos que trabalham com o sistema alemão.

Provavelmente você nunca se preocupou em entender porque isso acontece. Você pode adotar uma postura arrogante e achar que o usuário quer baixar os dados para a planilha para fazer as suas mutretas ou ter uma atitude mais humilde, tentando entender porquê o usuário prefere usar uma software algumas centenas de reais ao invés de usar outra ferramenta mais sofisticada de centenas de milhares de reais.

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Latência

Ninguém gosta de ficar esperando por uma resposta do sistema. Quando o Gmail demora mais do que um ou dois segundos para responder já ficamos frustrados. Se isso se repetir, logo estaremos pensando em procurar outras alternativas.

É exatamente isso que ocorre com o usuário. Ele não quer esperar para ter a resposta que ele procura. Ele não quer esperar pelo processamento do relatório, mesmo que seja “apenas” alguns segundos.

Por isso ele prefere exportar os dados para a planilha Excel e dali extrair a informação que ele precisa para ter seu trabalho feito.

No entanto, trabalhando com dados em planilhas nada garantirá que não haja algum erro na manipulação dos dados. Todas a vezes que tenho que manipular dados em planilhas Excel eu fico preocupado em não cometer nenhum erro e assim comprometer meus resultados finais.

Portanto, manipulação de dados em planilhas é muito bom para terminar rapidamente o trabalho, mas muito perigoso para a empresa.

Usabilidade

No SAP Inside Track de 2011 em São Leopoldo, o Maurício Cruz do ABAPZombie palestrou justamente sobre o tema usabilidade.

Os sistema da SAP nunca tiveram a tradição de zelo nesse tema. Costumava brincar com meus alunos que o R/3 é um sistema alemão, coisa de macho que não liga para perfumarias que o usuário deseja. Não se esqueça que desodorante também é comprado na perfumaria e você sabe muito bem o que acontece quando não usamos desodorante. Então algumas perfumarias podem realmente ser importante para o usuário.

Com a popularização dos apps móveis (a.k.a iPhone) a usabilidade ganhou muita atenção das empresas. Hoje não mais adianta prover a informação correta, mas se não for de uma forma que agrade o usuário pode esquecer, ele não se sentira atraído para usar e não usará mesmo!

Isso também acontece com nossos programas. Se nosso programa não agradar o usuário ele não usará. O usuário preferirá usar o Excel que fora muito bem pensado juntamente para prover uma excelente experiência de uso. A única missão do seu programa é agradar o usuário.

Agilidade

Agilidade não significa fazer mais rápido, mas sim mudar de direção rapidamente.

Do ponto de vista do usuário isso significa mudar o programa rapidamente para atender uma nova demanda ou necessidade de mercado. O usuário não pode esperar um mês para que uma alteração no relatório seja entregue.

Quando o usuário pede uma alteração e demoramos para atender, ele não terá nenhuma motivação em pedir novas alterações. Ou seja, se o usuário puder obter o resultado usando planilhas ou qualquer outra ferramenta sem a necessidade de recorrer aos serviços da equipe de desenvolvimento então ele a usará.

Segurança

Esse último ponto é mais uma conseqüência do que necessariamente um motivo. Quando o usuário extrai qualquer informação do sistema, a empresa não tem garantia nenhuma do destino daquela informação. Por isso que algumas empresas proíbem o usou de programas ABAP que gravem arquivos no computador do usuário.

Uma planilha de vendas ou planejamento de produção pode ser muito valiosa para a concorrência e uma planilha extraída do sistema vem bem a calhar para qualquer oportunista ou funcionário descontente com seu empregador.

Como Podemos Ajudar?

A fama de Sistema de Apoio a Planilha é uma coisa muito séria e deve ser evitado a todo custo. Não estou dizendo para você cair na porrada com o próximo que fizer essa piada, mas evitar ao máximo essa situação de extração de dados para o computador local do usuário.

Eu costumo sempre questionar o usuário da necessidade de extrair os dados para o seu computador. Muitas vezes eu sugiro outras alternativas e consigo persuadi-lo a desistir da solução.

Concordo que parte desse amor a planilha Excel seja cultural, mas não podemos nos eximir de nossa parte da responsabilidade. Devemos sempre pensar que uma funcionalidade ou “perfumaria” demandará mais trabalho agora para nós, mas para o usuário que usará o sistema todos os dias fará uma diferença muito maior.

Afinal, O Que Significa SAP?

Somente para não deixar passar, SAP significa “Systeme, Andwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung”, ou em inglês “Systems Applications and Products in Data Processing”.

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