Sistema de Apoio à Planilha

Você sabe o que quer dizer SAP? Sistema de Apoio à Planilha. Apesar de toda a graça a piada esconde um fato muito constrangedor para todos que trabalham com o sistema alemão.

Provavelmente você nunca se preocupou em entender porque isso acontece. Você pode adotar uma postura arrogante e achar que o usuário quer baixar os dados para a planilha para fazer as suas mutretas ou ter uma atitude mais humilde, tentando entender porquê o usuário prefere usar uma software algumas centenas de reais ao invés de usar outra ferramenta mais sofisticada de centenas de milhares de reais.

Latência

Ninguém gosta de ficar esperando por uma resposta do sistema. Quando o Gmail demora mais do que um ou dois segundos para responder já ficamos frustrados. Se isso se repetir, logo estaremos pensando em procurar outras alternativas.

É exatamente isso que ocorre com o usuário. Ele não quer esperar para ter a resposta que ele procura. Ele não quer esperar pelo processamento do relatório, mesmo que seja “apenas” alguns segundos.

Por isso ele prefere exportar os dados para a planilha Excel e dali extrair a informação que ele precisa para ter seu trabalho feito.

No entanto, trabalhando com dados em planilhas nada garantirá que não haja algum erro na manipulação dos dados. Todas a vezes que tenho que manipular dados em planilhas Excel eu fico preocupado em não cometer nenhum erro e assim comprometer meus resultados finais.

Portanto, manipulação de dados em planilhas é muito bom para terminar rapidamente o trabalho, mas muito perigoso para a empresa.

Usabilidade

No SAP Inside Track de 2011 em São Leopoldo, o Maurício Cruz do ABAPZombie palestrou justamente sobre o tema usabilidade.

Os sistema da SAP nunca tiveram a tradição de zelo nesse tema. Costumava brincar com meus alunos que o R/3 é um sistema alemão, coisa de macho que não liga para perfumarias que o usuário deseja. Não se esqueça que desodorante também é comprado na perfumaria e você sabe muito bem o que acontece quando não usamos desodorante. Então algumas perfumarias podem realmente ser importante para o usuário.

Com a popularização dos apps móveis (a.k.a iPhone) a usabilidade ganhou muita atenção das empresas. Hoje não mais adianta prover a informação correta, mas se não for de uma forma que agrade o usuário pode esquecer, ele não se sentira atraído para usar e não usará mesmo!

Isso também acontece com nossos programas. Se nosso programa não agradar o usuário ele não usará. O usuário preferirá usar o Excel que fora muito bem pensado juntamente para prover uma excelente experiência de uso. A única missão do seu programa é agradar o usuário.

Agilidade

Agilidade não significa fazer mais rápido, mas sim mudar de direção rapidamente.

Do ponto de vista do usuário isso significa mudar o programa rapidamente para atender uma nova demanda ou necessidade de mercado. O usuário não pode esperar um mês para que uma alteração no relatório seja entregue.

Quando o usuário pede uma alteração e demoramos para atender, ele não terá nenhuma motivação em pedir novas alterações. Ou seja, se o usuário puder obter o resultado usando planilhas ou qualquer outra ferramenta sem a necessidade de recorrer aos serviços da equipe de desenvolvimento então ele a usará.

Segurança

Esse último ponto é mais uma conseqüência do que necessariamente um motivo. Quando o usuário extrai qualquer informação do sistema, a empresa não tem garantia nenhuma do destino daquela informação. Por isso que algumas empresas proíbem o usou de programas ABAP que gravem arquivos no computador do usuário.

Uma planilha de vendas ou planejamento de produção pode ser muito valiosa para a concorrência e uma planilha extraída do sistema vem bem a calhar para qualquer oportunista ou funcionário descontente com seu empregador.

Como Podemos Ajudar?

A fama de Sistema de Apoio a Planilha é uma coisa muito séria e deve ser evitado a todo custo. Não estou dizendo para você cair na porrada com o próximo que fizer essa piada, mas evitar ao máximo essa situação de extração de dados para o computador local do usuário.

Eu costumo sempre questionar o usuário da necessidade de extrair os dados para o seu computador. Muitas vezes eu sugiro outras alternativas e consigo persuadi-lo a desistir da solução.

Concordo que parte desse amor a planilha Excel seja cultural, mas não podemos nos eximir de nossa parte da responsabilidade. Devemos sempre pensar que uma funcionalidade ou “perfumaria” demandará mais trabalho agora para nós, mas para o usuário que usará o sistema todos os dias fará uma diferença muito maior.

Afinal, O Que Significa SAP?

Somente para não deixar passar, SAP significa “Systeme, Andwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung”, ou em inglês “Systems Applications and Products in Data Processing”.